ข้อมูลข่าวสารที่อยู่ในบังคับของพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. 2540 ต้องเป็นข้อมูลข่าวสารของราชการ นั่นคือ ข้อมูลข่าวสารนั้นต้องอยู่ในความครอบครองหรือควบคุมดูแลของหน่วยงานของรัฐ มิได้เน้นที่สาระของข้อมูลข่าวสาร เพราะอาจเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับรัฐ เช่น รายงานการทำงานของหน่วยงานราชการ เป็นต้น หรือเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับเอกชน เช่น รายงานการประกอบธุรกิจ ของเอกชนที่ต้องแจ้งให้รับทราบ เป็นต้น